Offres d'emploi
Assistant de gestion administrative (h/f)
La Ville d'Hyères-les-Palmiers est située dans le département du Var, sur la Côte d’Azur, à une vingtaine de kilomètres de Toulon. Elle est l'une des 12 communes de la métropole TPM. Hyères bénéficie d’une situation géographique exceptionnelle sur le littoral méditerranéen, face aux îles d’Or (Porquerolles, Port-Cros, Le Levant) et orientée sud-est, offrant un ensoleillement généreux tout au long de l’année grâce à son climat méditerranéen doux et lumineux.
La Mairie d'Hyères-les-Palmiers assure un service public de proximité, innovant et engagé. Elle propose une large gamme de services aux citoyens (urbanisme, état civil, éducation, culture, environnement, etc.) grâce à des équipes dynamiques œuvrant au quotidien pour le bien-être des 56 240 Hyérois. Rejoignez une collectivité tournée vers l’avenir, au cœur d’un territoire d’exception.
Informations complémentaires
Description du poste
Le Service Patrimoine Bâti de la Direction des Services Techniques assure la programmation et la réalisation des travaux de construction, de réhabilitation et de maintenance des bâtiments et des équipements municipaux.
Dans le cadre du remplacement d’un agent, la Ville d’Hyères recrute un Assistant de gestion administrative (h/f).
Rattaché(e) au pôle Administratif, vous collaborerez étroitement avec la Cheffe de Service.
Le service Patrimoine Bâti compte au total 63 agents mobilisés pour l’entretien, la valorisation et la modernisation du patrimoine communal.
Missions
Activités :
- Exécution des missions et tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement du service : tout travail bureautique de toute nature, accueil, organisation de déplacements, préparation de réunions, traitement du courrier, référent Parapheur Électronique, gestion et achats des consommables,
- Accueil téléphonique et électronique, gestion des demandes d'interventions,
- Référent des marchés publics du bureau d'études : suivi des plannings et des échéances, fiches de renseignement, suivi administratif des marchés (révision de prix, pièces à réclamer, bilans annuels, classement, archivage, ...),
- Référent RH : gestion des absences - planification des congés, gestion du plan de formation des agents, montage des formations spécifiques, tenue des fiches de postes, exécution de toutes tâches en lien avec les RH, référent RGPD,
- Participation à la tenue des dossiers techniques de bâtiments (dossiers accessibilités, dossiers amiante, dossiers légionelle, etc.)
- Établissement des tableaux annuels des charges à imputer aux tiers (MTPM, organismes, associations, etc.)
Activités annexes :
Toute tâche professionnelle complémentaire nécessitée par les événements ou demandée par les besoins du service.
Profil
Profil demandé :
- Expérience souhaitée en qualité d’Assistant(e) de Direction
- Permis / Habilitations Requises : Utilisation d’un véhicule du pool.
Savoir-faire :
- Connaissance des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Connaissance de l'outil informatique et des techniques de bureautique
- Circuit et procédures administratives
- Tableaux de bord / outils de planification et suivi
- Connaissance des différents types de contrats ou procédures de marchés
Savoirs :
- Organiser des réunions et rédiger le compte rendu
- Maîtriser l'outil informatique et bureautique (Tableurs, page d'écriture, mise en forme)
- Renseigner les tableaux de bord
- Capacité d'adaptation, polyvalence
Savoirs-être :
- Esprit de synthèse
- Esprit d'équipe & sens de l'organisation
- Esprit d'initiative
- Anticipation
- Rigueur
- Disponibilité, adaptabilité
- Réactivité & efficacité
- Qualités relationnelles
- Autonomie dans l'organisation du travail
Informations complémentaires
Champ relationnel :
Services municipaux
Rémunération :
Selon grille indiciaire de la Fonction Publique, prime de fin d’année, 25 jours de congés annuels, 11 RTT et 2 jours de fractionnement possibles, tickets restaurants (18 tickets à 8€, sur 11 mois), participation employeur mutuelle et prévoyance (sous condition), affiliation au COSMED.
Travailleurs handicapés :
Nous vous rappelons que conformément au principe d’égalité d’accès à l’emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires, la Loi du 26 janvier 1984 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d’emplois correspondant. Nous vous rappelons toutefois, qu’à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.
Pour toute information :
Vous pouvez adresser votre question par mail à candidater@mairie-hyeres.com
Adresse postale :
MAIRIE D’HYERES – Service DRH – Pôle Carrières, 12 Avenue Joseph CLOTIS, BP 709, 83412 HYERES CEDEX